Ako funguje spracovanie účtovných dokladov s Monarch AIccounting

Transparentný proces od vstupu po výstup

Moderné účtovníctvo nie je len otázkou záznamov a legislatívneho súladu. Je to infraštruktúra pre rozhodovanie, plánovanie a cashflow riadenie.
V Monarch AI Accounting preto budujeme systém, ktorý nie je závislý na jednotlivcoch, ale na procesoch. Namiesto interpretácie sa zameriavame na transparentné dáta. A namiesto operatívnych výmen informácií ponúkame priebežnú kontrolu nad stavom účtovníctva.

Tento článok popisuje detailný priebeh spracovania dokladov v našom systéme – od ich vloženia až po finálne výstupy pripravené na manažérsku analýzu alebo daňové účely.

1. Príjem a klasifikácia dokladu

Vstup do systému môže mať viacero foriem:
– faktúry vo formáte ISDOC sú spracované automaticky a štruktúrovane, buď ich vytvoríte v systéme alebo ich pošlete na mail, vložíte cez web alebo mobilnú aplikáciu
– účtenky a bloky sa vkladajú jednotlivo cez web alebo mobilnú aplikáciu – len tak je možné zabezpečiť správne OCR a zaradenie.

Každý doklad je po prijatí automaticky evidovaný a priradený ku konkrétnemu subjektu, obdobiu a kategórii nákladu alebo výnosu.

2. AI predspracovanie a kontrola integrity

Systém Moneo využíva kombináciu AI a pravidiel na:

• čítanie údajov z dokladu (suma, dátum, dodávateľ, číslo faktúry, VS),
• zaradenie dokladu podľa histórie a preddefinovaných vzorcov klienta,
• detekciu anomálií – chýbajúce údaje, duplicity, časové nezrovnalosti.

Výsledkom je čistý záznam pripravený na validáciu, čím šetríme účtovníkovi viac ako 70 % času potrebného na ručné spracovanie.

3. Validácia a schvaľovací proces

Doklad je následne zaradený do firemného workflow.
Ten môže byť jednoduchý (automatické zaúčtovanie), alebo viacstupňový (napr. interné schvaľovanie výdavkov podľa oddelení alebo rozpočtových pravidiel).
Účtovník tak vstupuje do procesu ako validátor a odborný garant, nie ako operátor zadávajúci údaje.

4. Zaúčtovanie a párovanie s ďalšími systémami

Po validácii je doklad:

• zaúčtovaný v podvojnom systéme účtovníctva,
• napárovaný na príslušný bankový pohyb (ak je aktivované bankové prepojenie),
• započítaný do priebežných výkazov a cashflow analýz.

Tento krok je úplne systémový – bez nutnosti ďalších zásahov.

5. Priebežný reporting

Klient má priebežný prístup k aktuálnym ukazovateľom:

• stav pohľadávok a záväzkov,
• priebežná DPH,
• mesačný hospodársky výsledok,
• porovnanie plán verzus realita.

Výstupy sú dostupné 24/7 v klientskej zóne. Nečaká sa na mesačné uzávierky. Neexistuje blackout medzi obdobím podania a získaním údajov.

6. Výstupy pre uzávierku, daň a manažment

Na konci obdobia je všetko pripravené:

• daňové priznania a účtovné výkazy sú kompletne zostavené z priebežných údajov,
• dokumenty sú archivované podľa platných pravidiel,
• výstupy pre manažment sú exportovateľné vo formátoch pre BI nástroje, prípadne ako PDF reporty.

Výsledok: žiadne naháňanie dokladov, minimum opráv, žiadne prekvapenia.

Ak ste firma, ktorá potrebuje stabilné, predvídateľné a auditovateľné účtovníctvo, Monarch vám poskytne systém, nie len službu.

Kontaktujte nás. Radi vám ukážeme, ako môže vyzerať účtovníctvo, ktoré pracuje pre vás.